L’extourne ou contre-passation est une écriture de journal utilisée pour annuler une écriture passée dans la période comptable précédente. Elle est généralement passée au début d’une nouvelle période comptable afin d’atténuer les erreurs comptables ou d’équilibrer le grand livre. Voyons ce qu’est une extourne, comment l’enregistrer correctement et l’utiliser dans un système de comptabilité en partie double et comment elle peut aider les finances de votre entreprise.
Définition et exemples d’extourne
L’extourne ou contre-passation est une écriture de journal utilisée en comptabilité pour annuler une écriture passée au cours de la période précédente. Elle sert à effacer une ancienne écriture de régularisation avant d’en passer une nouvelle. Plutôt que d’effacer une écriture, les écritures de contre-passation vous permettent d’effectuer des ajustements tout en maintenant l’intégrité de vos registres financiers.
Par exemple, si vous avez enregistré un bon de commande avec une mauvaise quantité de produits au cours d’une période, vous pouvez annuler cette écriture en faisant une extourne au début de la période suivante. Vous pourriez corriger l’écriture comme facturée.
Remarque :
Il ne faut pas confondre une écriture de contre-passation avec une écriture d’ajustement. Les écritures d’ajustement sont passées à la fin de chaque cycle comptable, tandis que les écritures de contre-passation sont passées au début du cycle suivant.
Les écritures de contre-passation peuvent faciliter l’enregistrement de transactions futures. Par exemple, si l’entreprise X souhaite procéder à un ajustement de 600 euros de salaires impayés, elle débitera ce montant du compte de charges salariales. Elle le créditera au compte de salaires à payer.
Si le propriétaire de l’entreprise n’effectue pas d’extourne et verse des salaires plus élevés le mois suivant, il devra ultérieurement effectuer une écriture plus complexe en tenant compte du fait qu’une partie de la paie a déjà été enregistrée.
Fonctionnement de l’extourne en comptabilité
L’extourne permet d’effacer toutes les charges à payer que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans la nouvelle période comptable.
Il existe plusieurs scénarios dans lesquels l’extourne entre en jeu. L’un d’eux concerne les charges salariales à payer, pour lesquelles vous devrez effectuer une extourne le mois suivant, lorsque les salaires seront effectivement versés.
Vous pouvez également avoir besoin d’effectuer une extourne si vous avez payé par erreur un fournisseur deux fois pour un bien, ou si vous avez fait une erreur de calcul. Même si vous n’avez pas de logiciel de comptabilité, une extourne fonctionne en ajustant simplement une écriture du crédit au débit ou vice versa pendant la période en cours, selon la transaction.
Un autre exemple d’extourne est le suivant : vous avez comptabilisé une dépense de 10 000 € en février, mais le fournisseur n’a envoyé la facture qu’en mars. Vous ferez une extourne au début du mois en prévision de la facture. Cela se traduira par un débit des charges à payer et un crédit des charges. Ensuite, lorsque la facture réelle arrive, vous enregistrez l’écriture et le crédit de 10 000 € pour que les dépenses s’équilibrent.
Conseil
Bien que vous enregistriez les écritures de contre-passation au début du mois, il est possible d’avoir une charge à payer que vous ne contre-passez pas immédiatement. Notez-le chaque mois jusqu’à ce que vous annuliez l’écriture, afin d’éviter que des entrées ne soient pas annulées par erreur. Le fait d’avoir un processus de révision de fin de mois peut aider à prévenir les erreurs dans votre grand livre.
